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【事務職】面接官が欲しいと思う人材を知って面接に挑もう!

2021年5月24日

もうすぐ事務職の初めての面接!でも面接官が欲しいと思う人材に私は当てはまっているのかな?

面接は誰でも緊張しますよね。求人倍率の高い事務職の採用は未経験者には難関です。

面接で採用を勝ち取る為には事前に準備が必要です。面接官が欲しがる人材とは?事務職の面接ではどのようなことを聞かれるのでしょうか?

実際に事務員を採用する際に面接官を勤めた私がお教えします!

面接官が欲しがる人材を知って面接に備えましょう!今回は事務職共通して欲しい人材をあげています。

このような人向けの記事です。

・事務職の面接を控えていて対策が知りたい人
・企業が欲しがる事務職の人物像を知りたい人
・面接官に受けがいいのはどんな人か知りたい人

事務職の採用で面接官が欲しい!と思う人材とは

パソコンスキルは必須!

事務職に就きたいならパソコンスキルは絶対です。word、Excelは基本レベルは使えるようにしてください。powerpointもできたら更に評価はあがります。

特にExcelは色々な機能があります。使えば使えるだけいいですが、最低でもsum関数、average関数は使えるようになりましょう。

私的にはIf関数やVoolkup関数あたりも使える人はかなり高評価です。(意外と少ないです…。)ショートカットキーも出来るだけ多く覚えてください。

タイピングスピードはデータ入力メインの仕事でなければそんなに早くなくても気にしません。やっている内にすぐ慣れて早くなるのでタイピングスピードをあげる練習するならより多くの関数を使えるように練習した方がいいです。

コミュニケーション能力も必須!

どの仕事にもいえますがコミュニケーション能力は必要です。そもそも事務は誰かのお手伝いの仕事です。一人で完結する仕事はありません。

一緒に仕事をする上司、営業マン、同僚とスムーズに仕事をこなす為にはコミュニケーション能力は必要<です。

また、電話応対や来客応対も事務の仕事なので社外の人と話す機会は多いです。取引先との折衝業務がある可能性があります。

面接でコミュニケーション能力はきっちり見られます。質問の意図をしっかり理解して分かりやすく答えましょう。

長く働いてくれる人

長く働いてくれそうな人を企業は求めています。もし前職の勤めた年数が短い場合は理由を面接官に説明<しましょう。その際この会社なら長く働ける理由<も一緒に答えましょう。

また、女性の場合は結婚や子どもの予定を聞かれることがあります。本来質問してはいけないのですが現実ではほとんどの面接官が聞いてきます。

大手の会社でも聞かれました。私は転職の際、「将来的には子どもを望んでいます。育休をいただくことになりますが復帰して仕事を続けたいです。」と答えていました。

会社が求める人材になります!仕事を長く続けたい!と面接官にアピールをしましょう!私はこの質問をされても採用をいただきました。長く仕事をする気があると意欲を伝えましょう。

意欲がある人

面接官は「この人、楽したいから事務したいんだな」「やる気なさそうだな」と感じ取れる人を雇いません。

面接だとほとんどの人は気合いを入れて挑みます。しかし、実際に覇気がなく全くやる気が感じられない人がいました。

話しを聞くと営業や接客などの人と関わる仕事が苦手だから事務を希望している人でした。人と関わることが苦手でも面接でさえ受け答えをハキハキできない人を面接官は採用しません。

面接からやる気に溢れていて、ハキハキ受け答えができる意欲がある人が面接官が求める人材です。

愛想がいい人

どこの職場でもそうですが、やはり愛想の良い人が好まれます。愛想が悪い人と一緒の職場で働きたいとは誰も思いません。

ずっとニコニコしているというわけではありません。あまりにもずっとニコニコしたり大声で笑うのは逆効果になります。

話に合わせてたまにニコっと微笑むことが面接官に好印象を残すコツです。面接では意識して愛想よく振る舞ってください。

面接でどう答える

未経験だけど事務職がしたい人

未経験だけど事務職に転職したい人は今までやってきた仕事で活かせることをアピールしましょう。

営業をしていた人は電話応対なら任せて下さい!接客業をしていた人は誰とでも円滑な人間関係を築けます。など前職で活かせそうなことをアピールしてください。

また、資格を取得していれば事務職を本気でやりたいんだなと大きなアピールになります。何か一つでもいいので希望する事務職で活かさそうな資格を取ることをおすすめします。

辞めた理由は?

前職を辞めた理由は様々だと思いますが真実を言っていい場合と言わない方がいい場合があります。

・真実を言ってもいい場合のパターン
・シフト制など不規則な勤務時間が辛く決まった勤務時間で働きたかった場合
・あまりにも職場環境が悪かった場合(悪口にはならないように)
規則正しい生活をしたいと思うのは悪いことではありません。職場環境が悪かった場合ですが少し残業が多かったなどは言わない方がいいです。

しかし深夜までの長時間残業や土日出勤が当たり前にあったり、ひどいパワハラがあった場合は言っても大丈夫です。実際かなりひどいサービス残業をしている人が面接にきましたが、そんなにひどい環境だと誰もが辞めるだろうなと思い不採用の理由にはなりませんでした。

客観的に見て誰もがひどいという状態と認識するレベルでしたら正直に言っても問題ありません。

・言わない方がいい場合のパターン
・仕事が自分に合わなかった場合
・何かトラブルが原因で辞めた場合
・単純に仕事が嫌になった場合
このような場合ははっきり言わない方がいいです。仕事が合わなかった場合はまだオブラートに包めば言ってもかまいません。

そのときは、面接で希望している仕事はやっていける自信があることを根拠を交えて話しましょう。トラブルが原因や単純に嫌になった場合は言わない方が賢明です。

このような方は面接官に悪い印象を与えないために前職を辞める理由よりも面接をしている仕事がしたいからというような答え方をしましょう。大事なのは面接で前職の愚痴は言わない!パワハラなどを受けていた場合も本当に合った真実だけを話し、感情は入れないようにして話しましょう。

雰囲気で半分以上決まる!!

 清潔感を大事に

面接は第一印象で半分以上決まるといっても過言ではありません。第一印象ですぐに決まるのはこの人とは働けないということです。

面接をしていると本当にびっくりするような人がきます。髪はボサボサ、服装もシワだらけ、なんか悪臭がする。何しにきたの?っていう人が本当にいるんです。このような人は見ただけで不採用が決まります。

どれだけ能力があってもです。髪はきちんと整え、服にはシワがないように、臭いにも気をつけましょう。社会人として最低限の身だしなみはきっちりしてください。

受け答えは目を見てはっきりと

面接でははじめから最後まで受け答えは目を見てはっきりとしましょう。姿勢にも気をつけてください。目を見て答えない人はやる気がないように見えてしまいます。

目を見るのが苦手な人は面接官の鼻や口元でいいから見てください。上手に話そうとしなくても大丈夫です。聞かれたことを自分の言葉ではっきりと答えましょう。

それだけでやる気を伝えることができます。スキルや資格がない人でもアピールしやすいので必ず面接では目を見てはっきりと答えるようにしてください。

 

まとめ

私が実際に事務職の面接官をしていて欲しいなと思う人について書きました。そんなに難しいことではなく誰でも実戦できることだと思います。一番に言いたいことは事務職だからといって手を抜かず、きっちり準備をして挑んでください。事務職は競争率が激しいです。数少ない面接の機会を後悔しないように挑みましょう!!

 

⇒⇒⇒事務職のデメリットをこちらでご紹介

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